שבעת השלבים שלנו לעיצוב מנצח של דוח שנתי או חוברת

הגיע הרגע. אני מוכן לעיצוב.

עיצוב גרפי של דוח, חוברת או מסמך שכתבתם הינו שלב משמעותי רגע לפני שתשתפו ותפרסמו את אותם לקהל היעד שלכם. חישבו כמה השקעתם ביצירה ובכתיבה של התוכן. כנראה שהיה זה תהליך ארוך של תכנון, חשיבה, כתיבה ושל עבודה מאומצת.

יש בידכם קובץ וורד שמכיל את הטקסט וכלל המידע. לחלקכם יש גם קובץ אקסל עם טבלאות, מספרים, גרפים ונתונים שאותם תרצו לתרגם לאינפוגרפיקות מעוצבות שישולבו במסמך.

ועכשיו הגיע שלב העיצוב.

תפקיד החוברת או הדוח המעוצבים הינו להגיש את התוכן והמידע באופן כזה שיגרום לאנשים ליהנות מלקרוא אותו. העיצוב יסמל במידה רבה את הצלחת הפרויקט עליו עמלתם רבות וייחס לדוח ולמידע בו משמעות ויעצים את תוכנו.

תהליך עיצוב חוברת, דוח או דוח אינפוגרפי, דורש העמקה, יסודיות ויצירתיות. כשפונים אלי לעיצוב, בשיחת ההיכרות הראשונה, אנו עונים יחד על מספר שאלות שיגדירו ויזקקו את המסגרת הכללית של הפרויקט. כבר בשיחה זו אני מתחילה לדמיין בראשי כיצד אביא לידי ביטוי את המידע והנתונים באופן ויזואלי שיעביר את המסרים וישרת את מטרות המסמך אותו תרצו לעצב ולפרסם.

לאחר שנות נסיון רבות של עיצוב דוחות, חוברות ואינפוגרפיקות, יש לנו תהליך מסודר בן 7 שלבים שיעזור לנו ויכוון אותנו לשם. השלב הראשון בתהליך מתייחס לשלב גיבוש התוכן שמתבצע ע״י הלקוח. חשוב לכלול אותו כחלק בלתי נפרד משום שהוא מהווה את הבסיס והתשתית ליתר התהליך. בשלב זה תוכלו לקרוא מספר טיפים והמלצות לנקודות שכדאי לחשוב עליהן כדי שהעיצוב הגרפי יוכל לתת את המענה הנכון המדויק והמתאים ביותר לרכיבים השונים של המסמך.

מוזמנים לקרוא ולשתף אחרים.

אז אלו השלבים:

1. גיבוש וכתיבת התוכן (ע״י הלקוח)

2. פגישה ראשונה להגדרת הפרויקט (+השראות)

3. גיבוש קונספט עיצובי וגריד

4. פגישה שנייה להצגה ובחירת הקונספט על ידי הלקוח

5. המשך עיצוב יתר החוברת/דוח על פי הקונספט הנבחר

6. עיצוב כריכה/שער התואמים לשפה הויזואלית של הדוח השנתי או החוברת

7. הכנה להדפסה ו/או קובץ דיגיטלי

1. גיבוש וכתיבת התוכן (ע״י הלקוח)

שלב זה של גיבוש התוכן מתבצע ע״י הלקוח. המטרה העיקרית של הדוח השנתי או החוברת הינה למסור לקוראים מידע חשוב ולעורר עניין בעת קריאתו. לכן מומלץ כבר בשלב הזה לחשוב על רצף המידע, חלוקה ברורה של הפרקים השונים בדוח, על כותרות וההיררכיה שלהן (כותרת ראשית/משנית ועוד), על תוכן העניינים ואיזו היררכיה של כותרות תיכלל בו?

כדאי לחשוב אם ישנו מידע או טקסט במסמך שברצונכם להדגיש על פני שאר הטקסט? האם ישנה חלוקה מיוחדת של טקסט, או אפיון מיוחד של רכיב במסמך כגון ציטוט/תיבת מידע שדורשים התייחסות שונה בעיצוב?

כמו כן, כדאי לשקול בשלב זה אם ישנן נתונים או מידע חשוב שתרצו להבליט בעיצוב בצורת אינפוגרפיקה? וכיצד ישולבו במסמך (בתחילת פרק/באמצעו)?

האם ישנן תמונות/איורים שתרצו לשלב בעיצוב? או כל חומר נוסף אחר שנאסף במסגרת הפרויקט ונראה לכם רלוונטי?

מומלץ גם להעביר את הטקסט עריכה לשונית ועין מקצועית כדי שנוכל לוודא שהמוצר והטקסטים איכותיים וראויים להדפסה. מעבר לתיקונים של שגיאות הקלדה וסימנים לשוניים אחרים, העריכה יכולה לסייע בליטוש ניסוחים ויצירת טקסט מובן, מדויק וקוהרנטי.

תכני הטקסט בד״כ מוקלדים כקובץ וורד וטבלאות, מספרים ונתונים בפורמט של אקסל.

2. פגישה ראשונה להגדרת הפרויקט (+השראות)

לאחר שיש בידיכם קובץ טקסט, קבצי אקסל ותמונות/איורים (במידה והדוח דורש זאת) אתם מוכנים לעבור לשלב העיצוב וכאן נכנס לתמונה תפקידה של המעצבת הגרפית.

בשלב הראשון אנו מקיימים פגישה בכדי לענות על מספר שאלות מנחות. נעבור בקצרה על תוכן ומבנה הדוח, נשאל - מהי מטרת הדוח ומטרת העיצוב? מי קהל היעד ומי יקבל את הדוח? מה נרצה שהחוברת או הדוח שלנו ״ישדר״? איזו תחושה ומסרים נרצה שהוא ״יעביר״? האם יש מיתוג ושפה גרפית של הארגון על פיהם יש לעצב? נחשוב יחד גם על גודל החוברת/דוח ובאיזה פורמט הדוח יופץ (דפוס או דיגיטלי או גם וגם)? על ההתאמות הנדרשות לכל פורמט. בשלב הזה גם נסתכל יחד על השראות ויזואליות לעיצוב.

בתום שלב זה נסגור את הבריף לעיצוב שיכיל את כל המידע שאספנו.

3. גיבוש קונספט עיצובי וגריד

לאחר שהגדרנו יחד את צרכי ודרישות הפרויקט, אפשר לצאת לדרך בגיבוש הקונספט הגרפי לעמודים הפנימיים של הדוח/חוברת. בשלב הזה המעצבת מכינה מספר אופציות לקונספט, לגריד ולשפה הגרפית שתלווה את החוברת/הדוח.

ההחלטות העיצוביות בשלב זה כוללות: צבעוניות, סוג אותיות ופונטים לטקסט, לכותרות, לציטוטים, עיצוב שערים פנימיים. כמו כן, סידור וחלוקת העמוד – רוחב שוליים, טורי טקסט, היכן יופיעו מספורי העמודים, הירככיה. בנוסף, נראות של גרף, טבלה, תרשים, שילוב תמונות ואיורים, ניווט ואינדקס למסמך ושפה גרפית לאינפוגרפיקה (במידה ונכללת בדוח).

ההחלטות העיצוביות בשלב זה הינן תוצר של תהליך שבו נלקחים בחשבון כל הצרכים עליהם דיברנו בשלב הגדרת הפרויקט שכן כל החלטה ויזואלית מתבצעת מתוך חשיבה והתאמה, וצריכה לשרת את המטרות שאותן הגדרנו יחד. כמובן שלאתגר הבריף יכולים להיות מספר פתרונות גרפיים וויזואלים ואלו הם למעשה הקונספטים הגרפיים.

4. פגישה שנייה להצגה ובחירת הקונספט על ידי הלקוח

כאן מגיע החלק הכיפי, ה״מסך״ יורד והמעצבת מציגה את הקונספטים ללקוח. בשלב הזה הלקוח מקבל המחשה ויזואלית של כל מה ששוחחנו עליו ורואה את המידע, הטקסטים והמספרים מקבלים ביטוי ויזואלי ומוחשי. לאחר שעוברים יחד על האופציות המוצגות, בוחרים את האופציה המועדפת וממשיכים לשלב הבא.

5. המשך עיצוב יתר החוברת/דוח על פי הקונספט הנבחר

לאחר שבחרנו את הגריד והקונספט הגרפי ממשיכים לעיצוב יתר הדוח/חוברת על פי האופציה הנבחרת. בשלב זה הלקוח מקבל תוצרים מעוצבים לידיו וזהו השלב שבו מתבצעים סבבי התיקונים, הגהות התוכן והטקסט ודיוקים אחרונים. ככל שהתוכן יהיה בשל ומוכן יותר ועבר עריכה בשלב הראשון, שלב זה יהיה יותר קצר.

6. עיצוב כריכה/שער

עמוד השער הוא העמוד הראשון אליו אנו נחשפים כשאנו מקבלים לידנו את הדוח המודפס, או את הקובץ הדיגיטלי של הדוח/חוברת. תפקידו להעביר לנו באופן תמציתי ומיידי את מהות ואווירת העיצוב ולכן מומלץ להשאיר שלב זה לסוף לאחר שהדוח/החוברת שלנו מעוצבים מגובשים ובשלים ועברו את כל התהליך.

עמוד השער כמובן צריך להתאים לנושאים ולשפה הגרפית שבחרנו לדוח. המעצבת תציג מספר אופציות לעיצוב הכריכה ונבחר בעיצוב המועדף.

7. הכנה להדפסה ו/או קובץ דיגיטלי

לאחר שהחוברת/דוח מאושרים ע״י כל הגורמים הרלוונטיים אפשר להתקדם לשלב האחרון שהוא ההכנה להפצה. בסיום שלב זה תקבלו לידיכם קובץ מוכן בפורמט PDF לפי מה שהגדרנו בתחילת התהליך לפי הייעוד שלו - לדפוס או להפצה דיגיטלית או גם וגם.

דפוס - כשבידיכם קובץ ה-PDF המיועד להדפסה תוכלו לפנות לבית הדפוס להדפסת הדוח/חוברת. מומלץ כבר בשלבי העיצוב כאשר כבר יש בידינו מידע לגבי הפורמט וכמות העמודים המעוצבים בחוברת/דוח לברר עלויות הדפסה בבתי דפוס שונים. בקשו מבית הדפוס ״העתק שמש״ שזהו עותק מודפס של המסמך בגודלו האמיתי טרם אישור הדפסת הכמות כולה. וודאו שוב שאין שגיאות או תיקונים נוספים שפוספסו בשלב ההגהה ורק אז אשרו הדפסה של כלל הכמות הרצויה.

דיגיטל – כיום ארגונים וחברות רבים בוחרים להפיץ את החוברת/דוח באופן דיגיטלי. היתרונות של קובץ כזה הם שניתן להפוך אותו למסמך יותר אינטראקטיבי – תוכן העניינים מקושר בהיפרלינקים לפרקים השונים, אפשר להוסיף ״כפתור״ במסמך אשר מחזיר אותנו בחזרה לתוכן העניינים, ניתן להפנות למקורות חיצוניים למסמך ביתר קלות ולהוסיף הפניות במסגרת המסמך עצמו. יש אף שבוחרים להעלות את המסמך לאתרים שונים המאפשרים פורמט דפדוף דיגיטלי וחווית דפדוף וקריאה המתקרבת לקריאה בדוח/חוברת וללא עלויות הדפסה.

שיהיה בהצלחה!

לשאלות ופרטים נוספים ולקבלת הצעת מחיר לעיצוב דוח/חוברת אשמח לעזור.

צרו איתי קשר

לצפייה בפרויקטים

yael@shaulski.com